¿Qué documentos de la empresa debe firmar el trabajador?

La incorporación de un trabajador en la plantilla conlleva una serie de trámites y firma de documentación administrativa. Sin embargo, es importante conocer qué documentos requieren autorización del trabajador, y qué otros no exigen su consentimiento expreso, pero sí debe ser debidamente informado.

Consentimiento y autorización expresa del trabajador

Desde la entrada en vigor de la nueva Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD), las empresas deben prestar mucha atención a los datos personales que publican de sus trabajadores, debiendo tener autorización expresa de ellos para hacer uso o difusión de estos. En este sentido, se requiere consentimiento del trabajador si los datos no son necesarios para la prestación de servicios; por ejemplo, cuenta de correo electrónico personal; teléfono del domicilio, etc.

Al respecto, cabe mencionar una reciente sentencia que declara nulo el despido de una trabajadora que se negó a firmar el documento de protección de datos de la empresa (TSJ Castilla La Mancha de 11 de julio de 2019).

Por su parte, no requiere consentimiento el tratamiento de datos personales necesarios para el mantenimiento de la relación laboral (DNI, dirección, cuenta bancaria, etc.).

Publicación y grabación de imágenes

La utilización de las imágenes grabadas por la empresa para publicarlas en la página web o en comunicaciones requiere el consentimiento expreso del trabajador.

Asimismo, es de firma obligatoria la cláusula de información que contiene las obligaciones de los trabajadores, sus funciones y el uso adecuado de las instalaciones y bienes que la empresa ponga a su disposición. Si bien se puede sustituir la firma por su colocación en el tablón de anuncios en lugar visible, en aquellas empresas que tengan un elevado número de trabajadores y la firma individual pueda conllevar perjuicios o costes elevados.

También es relevante el llamado “compromiso de confidencialidad” que prohíbe al trabajador revelar información a la que tenga acceso a través de sus actividades profesionales.

No requiere consentimiento, pero sí información

Tal y como estableció la famosa sentencia del Tribunal Europeo de Derechos Humanos (TEDH) “Barbulescu” contra Rumanía- criterio además acogido por el Tribunal Supremo- hay que informar al trabajador que los recursos informáticos que se han puesto a disposición por parte de la empresa para desempeñar su actividad laboral pueden ser monitorizados para comprobar que se está cumpliendo con las obligaciones laborales, y que no se estén usando con fines personales o privados.

Asimismo, la instalación de sistemas de geolocalización no necesita el consentimiento del trabajador, pero se debe informar sobre su instalación, uso y finalidad.

En el mismo sentido, los datos biométricos para comprobar el cumplimiento del horario laboral (análisis de huellas dactilares, geometría de la mano, imagen facial) requiere un consentimiento expreso, pero se debe facilitar información previa al trabajador sobre el tratamiento de estos datos.

Por último, los sistemas de videovigilancia como medio de control laboral deben estar señalizados con el preceptivo cartel informativo. Así, se debe informar a los trabajadores de la realización de las grabaciones y del uso que se va a hacer de ellas.

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