La DGT señala que la nueva regulación en materia de facturación supone un decidido impulso a la facturación electrónica, cumpliendo la finalidad marcada por la Directiva europea, bajo el principio de un mismo trato para la factura en papel y la factura electrónica.
Ante la consulta planteada por una sociedad relativa a si puede admitir que sus proveedores les remitan las facturas en PDF sin firma digital y vía e-mail o con firma digital y correo ordinario, la DGT señala que una factura expedida y recibida en formato electrónico tendrá la consideración de factura electrónica, aunque hubiera sido emitida originalmente en papel y posteriormente digitalizada por el proveedor de la consultante.
Tendrá la consideración de factura electrónica la recibida en formato PDF por correo electrónico pues ha sido expedida y recibida en formato electrónico. Sin embargo, las facturas que, habiendo sido emitidas y expedidas en papel por el proveedor, sean recibidas en este mismo formato por la consultante, aunque sean posteriormente digitalizadas por la misma para su conservación, no tendrán la consideración de facturas electrónicas.
Asimismo, los sujetos pasivos deben garantizar la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad de las facturas, ya sean en papel o en formato electrónico, desde el momento de su expedición hasta el final del período de conservación de las mismas.
Condiciones o requisitos adicionales
La factura electrónica no precisa de condiciones o requisitos adicionales respecto de la expedida en papel. En cualquier caso, corresponde tanto al obligado a la expedición de la factura como al destinatario de la misma, determinar el método o sistema que garantice la autenticidad del origen y la integridad del contenido de las facturas.
Respecto de los medios de prueba posibles que pueda utilizar el obligado tributario para probar que efectivamente ese medio de conservación garantiza los requisitos, deberá tenerse en cuenta lo dispuesto en materia de prueba en el Código Civil y en la LEC.
Por otro lado, hay que tener en cuenta que las prácticas comerciales están sujetas a cambios a lo largo del tiempo, los métodos para garantizar la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad de la factura pueden variar en el transcurso del mismo.
Conservación de las facturas electrónicas
Las facturas electrónicas podrán conservarse por medios electrónicos, siempre y cuando, el método utilizado para su conservación garantice los requisitos mencionados. Lo anterior será de aplicación sin perjuicio que el proveedor haya decidido su conservación en formato en papel.
También será posible que las facturas inicialmente expedidas en formato electrónico se conserven en papel, siempre y cuando, igualmente, el método utilizado para conservarlas garantice los requisitos mencionados.
Este contenido es general y meramente informativo. Si deseas obtener un correcto asesoramiento sobre la firma electrónica, ponte en contacto con nuestro equipo de profesionales expertos.
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