Tanto si entregas las nóminas en papel como si lo haces en formato digital deberás conservarlas durante un tiempo. Te explicamos lo que debes saber al respecto.
Blog asesoría laboral: guardar nóminas
Como sabrás, hoy en día son tan válidas las nóminas que se entregan en papel, como las que se ponen a disposición de los trabajadores en formato digital, como por ejemplo a través de un portal del empleado.
Ya te contamos en '¿Es obligatorio pagar la nómina por el banco?', que los trabajadores solo deben firmar la nómina cuando se les pague en efectivo o mediante cheque o talón bancario pero que no es necesario cuando se les paga por transferencia bancaria porque el comprobante bancario del pago la sustituye.
La nómina tiene la función de acreditar el pago del salario por lo que la empresa debe guardar una copia, ya sea en papel o digital, en función de los plazos de prescripción:
- En relación al trabajador: las nóminas prescriben pasados doce meses, que es el tiempo máximo que tiene el trabajador para reclamar una cantidad.
- En relación a la Agencia Tributaria: el plazo de prescripción de todos los documentos, incluidas las nóminas, es de cuatro años, desde el momento en que se presenta el impuesto.
- En relación a la Seguridad Social: las nóminas y los boletines de cotización a la Seguridad deben guardarse durante un periodo mínimo de cinco años para permitir las comprobaciones oportunas.
- En relación a la contabilidad: Las nóminas son un justificante de gasto, por lo que deberán conservarse durante seis años, según el Código de Comercio.
Como ves, las empresas tienen la obligación de guardar las nóminas durante un tiempo considerable, seis años en total, teniendo en cuenta las distintas obligaciones que tienen.
Por esta razón, guardar las nóminas en formato digital, en PDF, es mucho más práctico que hacerlo en papel, en especial si el número de empleados de la empresa es considerable.
Igualmente, es útil contar con los servicios de una asesoría que se encargue de la gestión de nóminas, como la asesoría Laboral PRO, con lo que te ahorrarás el trabajo de confeccionarlas. No obstante, recuerda que la responsabilidad de conservar las nóminas sigue siendo de la empresa.
El contenido de esta publicación es meramente informativo, por lo que si deseas realizar cualquier actuación en base al mismo, deberás contactar con nuestro equipo de gestión de nóminas para poder llevar a cabo un asesoramiento personalizado.
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