¿Cómo actuar cuando un empleado no quiere firmar una cláusula informativa?

Blog asesoría laboral: cláusula informativa

Cuando los datos de carácter personal son recogidos para el inicio, mantenimiento y gestión de una relación laboral, no es preciso contar con un consentimiento expreso del empleado. Así lo recoge el artículo 6.2 de la Ley Orgánica de Protección de Datos.

Sin embargo, cuando se vayan a recoger datos personales de los empleados por otros motivos, la empresa tiene la obligación de informar del uso que se dará a los datos personales y de la existencia de un fichero de datos.

Suele ser habitual incluir las cláusulas relativas a la protección de datos personales en los propios contratos o en un documento anexo, para que sean firmadas y así cumplir con la obligación de información.

En concreto, en relación con los datos personales, con las cláusulas hay que informar de lo siguiente:

• El objetivo y la finalidad de la recogida o el tratamiento de datos

• La existencia de un fichero

• Quienes tendrán acceso a dicha información

• Quién es el responsable del tratamiento de los datos y qué dirección tiene

• Si se cederán los datos a terceros y quiénes serán

• La posibilidad de ejercer derecho de acceso, rectificación, cancelación y oposición

Igualmente, cuando se produzcan modificaciones de las cláusulas o se incluyan nuevas, también debe informarse a los empleados, mediante un documento escrito, con una copia para la empresa y otra para el empleado que deberán ser firmadas.

¿Cómo cumplir con la obligación de información?

Pero, ¿qué pasa si los empleados se niegan a firmar la cláusula? Hay que decir que esta situación es bastante improbable, pero para evitar que la cláusula sea nula, hay que asegurarse de que la obligación de información se cumpla.

Ante la negativa del empleado a firmar, hay varios recursos:

• Hablar con el empleado para aclararle dudas e intentar de entender su negativa. Es importante recordarle que debe firmar para que conste que ha sido informado, aunque no esté de acuerdo.

• Difundir la cláusula informativa, ya sea a través en un tablón de anuncios, organizando una jornada informativa, enviando un correo electrónico a todos los empleados o incluso publicándola en el portal del empleado.  En el caso de portal del empleado de Laboral PRO, podrías subir el documento a través de la funcionalidad 'gestión documental'.

Estas son sólo algunas ideas para que la empresa pueda cumplir con la obligación de información relativa a la protección de datos de carácter personal.

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