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¿Qué características debe tener un portal del empleado?

Blog asesoría laboral: portal empleado

Los portales del empleado se han popularizado pero no todos son iguales ni ofrecen las mismas funcionalidades. Te contamos lo que debe tener un portal del empleado para que funcione.

Son muchas las tareas que se agilizan teniendo un portal del empleado, como por ejemplo, no tener que enviar la nómina a todos los trabajadores de la empresa. Casi todos los portales del empleado ofrecen está funcionalidad pero como decíamos más arriba, no todos son iguales.

El problema es que muchos portales del empleado que hay en el mercado están desarrollados por empresas de software que no conocen a fondo la gestión administrativa del personal y las necesidades que de verdad tienen los departamentos de Recursos Humanos y los propios empleados.

Desde nuestra experiencia en la asesoría Laboral PRO, todo portal del empleado debería reunir los siguientes requisitos:

  • Ser accesible desde cualquier lugar en cualquier momento: un portal del empleado al que solo se pueda acceder desde la oficina o el centro de trabajo no es muy útil. De entrada, durante el tiempo de trabajo interesa que los empleados estén concentrados en sus tareas pero es que nuestros empleados van a necesitar la nómina cuando estén fuera del trabajo, haciendo sus gestiones personales.
  • Que sea fácil de hacer servir: si el diseño del portal no es bueno, si es necesario que los empleados se lean un manual de instrucciones de 50 páginas, si van a hacernos preguntas constantes sobre cómo hacer una solicitud, entonces es que estamos ante un portal que más que una ayuda, es un problema.
  • Que pueda consultarse desde el móvil: hoy en día los empleados están acostumbrados a utilizar el smartphone para todo, por lo que hay que ofrecerles la posibilidad de que puedan acceder al portal del empleado también desde el móvil, ya sea con una aplicación móvil o desde su navegador web. 
  • Que permita descargar documentos: es una obviedad pero hay que remarcarla, si el portal del empleado solo permite consultar o visualizar documentos pero no descargarlos, los empleados van a solicitarte constantemente una versión que se pueda enviar por correo e imprimir. Entre los documentos que debería poder descargarse el empleado están la nómina, el certificado de retenciones para la renta y el modelo 145.
  • Que pueda personalizarse: en otras palabras, que pueda adaptarse a las necesidades de tu empresa y que se identifique claramente con tu compañía. Es básico que puedas poner el logo de tu empresa y tus colores corporativos así como escoger en qué idioma lo quieres.
  • Que permita pedir vacaciones: para el empleado es muy cómodo pedir las vacaciones a través de un portal del empleado que le marque los días pendientes de solicitar, los que están aprobados o poder cancelar una solicitud ya hecha. Igualmente, el portal del empleado debería permitir que cada jefe de equipo pudiera validar las vacaciones de sus empleados.
  • Que permita solicitar ausencias: si por alguna razón el empleado debe ausentarse unos días o unas horas de su puesto de trabajo es cómodo poder solicitarlo por el portal del empleado y adjuntar el documento acreditativo en cada caso, de ser necesario.
  • Que permita cambiar datos personales: los datos de los empleados cambian constantemente, se mudan, se cambian de banco, se casan, tienen hijos, etc. Por esto es cómodo que ellos mismos cambien estos datos en el portal del empleado en lugar de comunicarlo por otras vías.
  • Que sea seguro: es fundamental que los datos de tus empleados estén seguros y protegidos, por lo que pudiera ocurrir. La empresa proveedora del servicio debería tener un seguro de responsabilidad civil y otro de ciberataque, así como contar con un sistema de recovery system.
  • Que mejore día a día: escoger un portal del empleado que se quede obsoleto en dos días no es muy inteligente. Es mejor optar por una solución que detrás tenga un equipo de desarrollo que esté realizando mejoras constantes y que innove con nuevas funcionalidades.

El portal del empleado Nómina PRO reúne todas estas características y te lo ofrece una asesoría laboral, con lo que también tendrías externalizada la gestión de la nómina, con las ventajas que esto supone. Además, el portal del empleado Nómina PRO funciona junto al portal de RRHH PRO, un portal web pensado para el manager de RRHH.

Si te interesa ver en funcionamiento nuestro portal del empleado, contáctanos y te haremos una demostración.

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