Incidencia de la protección de datos en el registro de jornada

La Agencia de Protección de Datos ha elaborado una Guía sobre la protección de datos en las relaciones laborales en la que establece ciertos aspectos a tener en cuenta. En este post nos centraremos en el registro de jornada, uno de los temas pilares de la Guía.

En primer lugar, es importante tener claro que todas las empresas deben garantizar el registro diario de jornada, que deberá incluir la hora de inicio y fin de la jornada laboral de cada trabajador, sin perjuicio de una posible flexibilidad horaria.

Los registros de ese tiempo de trabajo deben conservarse durante 4 años y permanecer a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Por ello, también hay que tener en cuenta la protección de datos.

Protección de datos y registro de jornada empresarial

¿Qué aspectos destaca la Guía en relación a la protección de datos a la hora de elaborar un registro de jornada?

• El derecho a la protección de datos no limita las opciones de una entidad en relación con el sistema de registro horario. Sin embargo, sí es recomendable que se adopte el sistema menos invasivo posible.
• La base jurídica es la obligación legal que marca el Estatuto de los Trabajadores y no el consentimiento de las personas trabajadoras.
• Las reglas de protección de datos no pueden impedir la transmisión de la información pertinente a la ITSS, cuando así lo reclame en el ejercicio de sus funciones (art. 18 de la Ley 23/2015, de 21 de julio, ordenadora del sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social) (STJUE de 30 de mayo de 2013, C 342/12).
• La persona trabajadora tendrá derecho a ser informada, así como a ejercitar los derechos de acceso, rectificación, oposición y supresión, independientemente de que el registro sea más o menos sofisticado.
• El registro de jornada debe estar incluido en el Registro de las Actividades del Tratamiento.
• Atendiendo al número de trabajadores y al formato empleado podría ser necesario llevar cabo una evaluación de impacto.
• El registro de jornada no debe incluir más datos personales que los imprescindibles.
• El registro de jornada no puede ser de acceso público ni estar situado en un lugar visible para los trabajadores, clientes o proveedores.
• La empresa empleadora actuará como responsable del tratamiento respecto de las personas trabajadoras.
• Los datos del registro no pueden ser empleados con finalidades distintas al control de la jornada laboral.
• La empresa debe respetar la confidencialidad de los datos que proporciona el registro de jornada.
• El delegado de protección de datos debe estar presente en todo el ciclo de vida de la documentación vinculada con el registro horario, desde el asesoramiento a la dirección de la empresa para la confección y custodia de esta documentación, la resolución de incidencias que se puedan plantear internamente, hasta la función de interlocución con la AEPD.

De esta manera, teniendo en cuenta estos aspectos que refleja la Agencia Española de Protección de Datos, cada empresa, mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa (o, en su defecto, decisión del empleador previa consulta con los representantes), debe organizar y documentar su registro de jornada pertinente.

Este contenido es general y meramente informativo. Si deseas obtener un correcto asesoramiento, ponte en contacto con el equipo de profesionales expertos de nuestra Gestoría Laboral para Empresas.